Uw gegevens, helder uitgelegd.

1. Wie is verantwoordelijk?

de werkstroom, gevestigd aan Diemerhof 42, 1112 XN Diemen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96781335, is verantwoordelijk voor accountbeheer, ondersteuning, beveiliging en het gebruik van deze website.

Gebruikt een bouw- of installatiebedrijf de app voor projecten en inspecties? Dan bepaalt dat bedrijf meestal waarom en hoe de projectgegevens worden gebruikt. Het bedrijf is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke; de werkstroom verwerkt ze in opdracht van het bedrijf. De afspraken hierover horen in de overeenkomst en verwerkersovereenkomst met het betreffende bedrijf.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van het gebruik verwerkt de app de volgende gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie en accountstatus.
• Projectgegevens: projectnaam, adres, projectcoördinaten, werkomschrijving, opdrachtgever, verwerker, contactpersoon, documenten en actiepunten.
• Foto's en metingen: beelden van de bouwplaats, werkzaamheden, materialen en gebreken, herkende objecten en vastgelegde afstanden of oppervlakten. Camera-AR berekent metingen op het toestel; de vastgelegde meetuitkomst kan met de foto en het rapport worden gesynchroniseerd.
• Audio: spraakopnamen waarin een gebruiker een bevinding of instructie beschrijft.
• Rapportinhoud: transcripties, bevindingen, beoordelingen, acties en gegenereerde rapporten.
• Feedback en diagnostiek: automatische foutmeldingen en door de gebruiker verstuurde feedback, het scherm waarop een fout ontstond, appversie, buildnummer, systeemversie, technische stappen, foutcodes en doorlooptijden. Optionele gebruiksmetingen tellen gebruikte schermen en afgeronde stappen; deze staan standaard uit en kunnen in Instellingen worden in- of uitgeschakeld.

Foto's en opnamen kunnen onbedoeld gegevens over andere personen bevatten. Maak daarom alleen opnamen die nodig zijn voor het werk en informeer aanwezigen voordat u hun stem herkenbaar opneemt.

3. Waarom verwerken we gegevens?

We verwerken gegevens om:

• gebruikers te laten inloggen en hun toegang tot een organisatie te controleren;
• projecten in de buurt te tonen en inspecties ook zonder internetverbinding mogelijk te maken;
• spraak om te zetten in tekst en tekst te structureren tot een controleerbare bevinding;
• foto's, rapporten en actiepunten op te slaan en met bevoegde collega's te delen;
• gegevens door te sturen naar zakelijke software die de klant zelf heeft gekoppeld;
• vragen, feedback en technische problemen af te handelen;
• de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen.

Voor account- en contractgegevens baseren we de verwerking op de uitvoering van de overeenkomst. Voor beveiliging, foutonderzoek en verbetering van de dienst gebruiken we ons gerechtvaardigd belang. Waar toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor toegang tot camera, microfoon, foto's of locatie, vraagt het besturingssysteem die toestemming voordat de app toegang krijgt.

Vanaf appversie 1.0 vraagt de app vooraf expliciete toestemming voor AI-verwerking van spraak, tekst en foto’s. Zonder toestemming kunt u foto’s vastleggen, zelf tekst invullen en rapporten maken. U kunt toestemming wijzigen of intrekken via Instellingen → AI-verwerking. Intrekken stopt nieuwe AI-verzoeken; eerder verstuurde gegevens worden daardoor niet automatisch verwijderd. Optionele gebruiksmetingen hebben een afzonderlijke keuze in Instellingen.

We gebruiken appgegevens niet voor advertenties, profilering of handel in persoonsgegevens.

4. Locatie op het toestel

De app gebruikt de actuele precieze locatie om een nabijgelegen project voor te stellen. Bij het starten van een werkopname wordt de startpositie, indien beschikbaar, bij de werkopname vastgelegd. Maakt u op locatie een nieuw project aan, dan wordt uw huidige positie als projectlocatie opgeslagen. Deze coördinaten gaan bij synchronisatie mee naar de projectadministratie van uw organisatie. We gebruiken locatiegegevens niet voor advertenties of tracking.

We volgen gebruikers niet op de achtergrond.

5. Dienstverleners en koppelingen

Voor de app gebruiken we:

• Amazon Web Services (AWS): hosting, versleutelde opslag en accountbeheer. De hoofdopslag staat in de AWS-regio Frankfurt, Duitsland.
• ElevenLabs: omzetting van spraakopnamen naar tekst.
• Claude van Anthropic via Amazon Bedrock (AWS): structurering van tekst tot bevindingen, acties en rapportteksten, en verwerking van foto’s voor tekstherkenning en beschrijving van zichtbare objecten. Tekst, foto’s en bijbehorende projectcontext worden hiervoor door AWS verwerkt met een Claude-model.
• Duxly: technische ontwikkeling, beheer en ondersteuning in opdracht van de werkstroom.

Klanten kunnen daarnaast eigen ERP-, CRM-, project- of documentsoftware koppelen. We sturen alleen gegevens naar koppelingen die de klant heeft ingesteld. De klant bepaalt welke leverancier wordt gekoppeld en is verantwoordelijk voor de eigen afspraken met die leverancier.

Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We verkopen persoonsgegevens niet en delen ze niet voor marketing van derden.

6. Bewaartermijnen

• Spraakopnamen in de cloud: maximaal 365 dagen. Daarna verwijdert de opslag ze automatisch.
• Technische logbestanden, diagnostiek en optionele gebruiksmetingen: maximaal 30 dagen.
• Accountgegevens: zolang het account actief is. Bij accountverwijdering verwijderen we het account en de persoonlijke toegang. Zakelijke inspectiegegevens kunnen als projectdossier bij de organisatie blijven.
• Projectgegevens, foto's, transcripties en rapporten: zolang de klant ze nodig heeft voor het project en volgens de afspraken in de klant- en verwerkersovereenkomst. Na beëindiging verwijderen of retourneren we deze gegevens volgens de instructie van de klant.

Wanneer een mediabestand wordt vervangen of verwijderd, kan een eerdere versie nog maximaal 30 dagen in de beveiligde cloudopslag staan. Die versies zijn alleen bedoeld voor herstel na een technisch incident.

Op het toestel blijven gegevens beschikbaar voor offline gebruik. De gebruiker kan lokale inhoud in de app verwijderen. Het verwijderen van de app wist de lokale appgegevens volgens de werking van iOS.

7. Beveiliging

We beveiligen verkeer met HTTPS/TLS en cloudbestanden met versleuteling. De mediabucket is niet openbaar. Tijdelijke downloadlinks verlopen automatisch. We scheiden gegevens per organisatie en beperken toegang met accounts, rollen en servercontroles. Versiebeheer beschermt mediabestanden tegen onbedoeld verlies.

Geen beveiliging is absoluut. Meld een vermoedelijk datalek of beveiligingsprobleem direct via info@dewerkstroom.nl.

8. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken.

Gaat uw verzoek over een inspectie of project van uw werkgever of opdrachtgever? Neem dan eerst contact op met die organisatie. U kunt uw verzoek ook naar ons sturen; wij zorgen dat het bij de juiste verantwoordelijke terechtkomt. We reageren uiterlijk binnen één maand.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Gegevens via de website

Op dewerkstroom.nl meten we bezoek en gebruik met Google Analytics 4. Daarbij kunnen onder meer bezochte pagina's, apparaattype, globale herkomst en technische browsergegevens worden verwerkt. We gebruiken deze gegevens om de website te verbeteren, niet om bezoekers over andere websites te volgen.

Verstuurt u een contactformulier of nieuwsbriefinschrijving? Dan verwerken we de gegevens die u zelf invult om uw bericht of inschrijving af te handelen. De formulieren worden technisch verwerkt via FormSubmit. We bewaren een bericht niet langer dan nodig voor opvolging en eventuele zakelijke administratie.

10. Contact en wijzigingen

Vragen of een privacyverzoek? Neem contact op:

We kunnen deze verklaring aanpassen als de app, de gebruikte dienstverleners of de wet verandert. Op deze pagina staat altijd de nieuwste versie. Bij een belangrijke wijziging informeren we gebruikers via de app, de website of hun organisatie.